Prevenir el robo de empleados puede parecer una tarea desalentadora. Ha creado confianza con las personas en las que confía para administrar su negocio, y tomar medidas preventivas para detener el robo interno puede parecer como apostar en su contra. Pero ni usted ni sus empleados deben pensar de esta manera.
El robo en el lugar de trabajo puede dañar tanto al dueño del negocio como a los empleados. Mejores procedimientos de seguridad ayudan a aclarar las descripciones de los puestos, aseguran la longevidad del trabajo, establecen un mejor flujo de trabajo y crean procedimientos que contribuyen a una mejor sensación de seguridad en el lugar de trabajo.
Cuando evita que un empleado robe, protege su negocio, lo que protege los puestos de trabajo. Pero el robo interno puede presentarse de muchas formas, todas las cuales tienen diferentes formas de prevenirse. ¿Cuál es la mejor manera de combatir los diferentes tipos de robo de empleados?
El robo de empleados a menudo incluye el manejo fraudulento o inadecuado de:
preguntas frecuentes
¿Cómo se previene el robo de empleados?
El riesgo percibido de ser atrapado proporciona el mejor elemento disuasorio para todos los robos. En el caso de la prevención de robos internos, enfóquese en la contratación, el control de acceso físico y la respuesta. Examine a sus nuevos empleados, no proporcione claves ni códigos hasta que se consolide la confianza y responda cuando se viole la confianza.
¿Puedo despedir a un empleado por robar?
El robo documentado en el lugar de trabajo es una de las mejores razones para despedir a un empleado. Pero para cualquier despido, siempre existe el riesgo de represalias en forma de una demanda por despido injustificado. Asegúrese de tener evidencia en video que muestre claramente el robo del empleado, para que no haya dudas.
¿Cuál es la diferencia entre hurto y malversación?
La malversación se define por la Departamento de Justicia de EE. UU. como “la apropiación fraudulenta de bienes por parte de una persona a quien dichos bienes han sido confiados, o en cuyas manos han llegado lícitamente”. El hurto requiere «intención delictiva» en el momento en que se toma la propiedad.
¿Todo el robo de empleados se considera malversación?
Debido a que a los empleados se les confían propiedades y fondos en virtud de su trabajo, la mayoría de las formas de robo por parte de los empleados se incluyen en la categoría de malversación de fondos. Sin embargo, sus empleados también pueden usar su conocimiento de la empresa para robar cosas a las que no deberían tener acceso.
1. Robo de efectivo
El acceso de un empleado al efectivo variará según el negocio. En términos de seguridad minorista, será imperativo proteger la caja chica. Si no realiza depósitos en efectivo al final de cada día hábil, necesita una caja fuerte o una caja de seguridad.
Incluso si invierte en algo fabricado por una de las mejores marcas de cajas fuertes, el riesgo de robo por parte de los empleados permanece siempre que se espere que un trabajador abra la caja fuerte para guardar el dinero suelto. El efectivo también puede ser interceptado antes del almacenamiento o depósito.
Cuando tienes un empleado robando efectivo, la detección es clave. Cuanto antes pueda descubrir el problema, menos dinero perderá. Verifique sus ventas registradas contra sus comprobantes de depósito con la mayor frecuencia posible.
Incluso si solo se roba un poco, es probable que este no sea el único tipo de robo perpetrado por empleados. Si tiene un negocio predominantemente en efectivo, puede acumular grandes reservas de efectivo antes de que sea posible realizar un depósito, lo que puede ser objeto de hurto.
Consejos de seguridad:
- Guarde las reservas de efectivo en una caja fuerte con un valor de al menos el 10% del valor promedio en efectivo que se encuentra dentro.
- Limite el acceso al efectivo manteniendo los códigos y las llaves en manos de menos empleados.
- Deposite efectivo cuando las reservas superen un umbral determinado.
- Documente la ruta del flujo de efectivo desde la transacción hasta el almacenamiento con cámaras de seguridad.
2. Uso indebido de suministros
Aunque rara vez hay un beneficio financiero para un empleado que roba suministros, el costo de obtener suministros de papelería, productos para el baño o refrigerios puede sumarse. Esto no es necesariamente una ofensa despidible, pero los costos pueden sumarse si no se detiene el comportamiento.
Cuando calcule el RIO de su seguridad, considere que ciertos dispositivos de seguridad comprados para proteger artículos de mayor valor también pueden proteger los suministros. Puede cambiar los procedimientos de almacenamiento para que los suministros robados o mal utilizados con frecuencia se mantengan en lugares más seguros.
Lo complicado de proteger los suministros es que puede desincentivar el uso de materiales protegidos. Esto puede venir en forma de cumplimiento malicioso o excusas centradas en la menor conveniencia de una tarea debido a la necesidad de solicitar ciertos materiales.
Uno de los consejos más importantes para los compradores seguros es no almacenar artículos dentro de una caja fuerte a la que se deba acceder durante todo el día. Cuanto más se abre un lugar seguro o seguro, menos seguro es. Por lo tanto, almacenar suministros que se necesitan con frecuencia con objetos de valor puede aumentar el riesgo de robo.
Consejos de seguridad:
- Inmersión doble con la seguridad existente y almacene suministros en riesgo con artículos más valiosos.
- No guarde bajo llave suministros en riesgo que se necesiten varias veces durante un turno.
- Planee no comprar reservas de suministros y reemplace los artículos según sea necesario.
- Sopese el riesgo de una menor productividad por limitar la conveniencia frente a los costos de reemplazo.
3. Falsificación de hojas de tiempo
Ya sea tomando descansos no documentados, almuerzos múltiples, llegadas tarde, mentiras sobre las horas extra, etc., el fraude en la hoja de horas le cuesta dinero a la empresa. Aunque este fraude no siempre se tiene en cuenta a la hora de prevenir el robo de empleados, puede detenerse y detectarse con las medidas de seguridad adecuadas.
La documentación es clave con este tipo de robo de empleados. Si sus cámaras de seguridad no protegen su propiedad al documentar todas las entradas y salidas, puede ser muy difícil verificar las horas de llegada de los empleados. Un empleado debe ser visible saliendo y entrando al edificio.
Aunque puede usar una cámara que apunte al reloj, monitorear la entrada y la salida es la forma más segura de probar las horas reales trabajadas. Además, si hay una forma de entrar a su edificio sin ser visto, eso puede ser aprovechado para otros tipos de robos por parte de los empleados.
Este es un tipo muy singular de robo por parte de los empleados porque reduce la eficiencia del negocio, además de cobrarle de más por el servicio. Cabe señalar que el fraude en la hoja de horas es un buen indicador de que un trabajador está involucrado en otras formas de robo de empleados.
Consejos de seguridad:
- Utilice cámaras para documentar todas las entradas y salidas, así como el reloj de tiempo.
- Alguien que no se ve saliendo o entrando es una indicación de un punto de entrada indocumentado.
- Los puntos de entrada indocumentados ayudan a otros tipos de robos de empleados.
- Investigue todos los casos de fraude de hojas de tiempo en busca de otros métodos de robo por parte de los empleados.
4. Desvío de fondos
Hay varias formas en que un empleado puede desviar fondos, algunas de las cuales se detectan más fácilmente que otras. El desvío más común es registrar incorrectamente las compras y embolsarse la diferencia. Métodos más avanzados pueden tomar la forma de nepotismo contractual.
Es difícil saber qué tipo de partidas en el presupuesto de seguridad de su empresa ayudarán con esto sin realizar una evaluación de riesgos. ¿Cómo se asignan sus fondos y por quién? Si los productos se envían o se desechan cuando están dañados, ¿cómo se verifica?
Los canales de verificación deben evaluarse en busca de debilidades. Las personas que trabajan en un proceso durante el tiempo suficiente encuentran las fallas en él, así que no tenga miedo de pedir retroalimentación sobre lo que se puede mejorar. Su equipo es la principal línea de defensa contra el robo interno y el riesgo.
Puede parecer contradictorio hacer que sus empleados piensen en cómo salirse con la suya con el robo en el lugar de trabajo, pero las personas deshonestas encontrarán las fallas de todos modos. Similar a la ética de la selección de cerraduras, el descubrimiento preventivo de debilidades es clave para prevenir el uso de ese exploit.
Consejos de seguridad:
- Crear canales para que los empleados reporten problemas en los gastos de la empresa.
- Realice verificaciones aleatorias de productos, envíos y gastos dañados.
- Investigue las relaciones del contratista externo con los empleados actuales.
- Comparta las responsabilidades de compra entre varios trabajadores para controles y balances.
5. Uso inapropiado de los beneficios
Ya sea extendiendo los descuentos de los empleados a los amigos o utilizando el acceso a los equipos para brindar servicios gratuitos, esto todavía cae bajo el paraguas del robo de los empleados. El truco para la prevención son las expectativas claras más que las medidas de seguridad física.
Cuando todos en un equipo saben lo que es aceptable, no se les puede convencer de ignorar el comportamiento no deseado de otros trabajadores. La clave es responder de inmediato a cualquier instancia de este tipo de robo por parte de los empleados, ya que otros trabajadores a menudo consideran que la inacción es una aprobación tácita.
La implicación de que usted permite estos comportamientos es más perjudicial para este tipo de robo por parte de los empleados. Es más probable que los trabajadores hagan mal uso de los beneficios porque no es claramente un robo para ellos. Pueden tener la idea errónea de que aunque algo no se puede alentar, es aceptable.
Los candados y la documentación pueden ayudar en ciertos casos si la maquinaria o los suministros deben retirarse o vincularse a una orden de trabajo. También puede forzar que otro trabajador verifique las transacciones que implican compras con descuento para empleados. Tener una mezcla de seguridad pasiva y activa.
Consejos de seguridad:
- Aclarar lo que no es un uso aceptable del tiempo, los recursos, etc. de la empresa.
- Responda de inmediato a cualquier comentario de pasada que socave el procedimiento adecuado.
- Bloquee o cree procedimientos de desprotección para los recursos utilizados de manera inapropiada.
- Requerir que otro trabajador verifique el uso de los beneficios y descuentos antes de su uso.
Pensamientos finales
Aunque hemos cubierto mucho, hay información básica que puede obtener sobre el robo interno. Las tendencias para prevenir y responder al robo de empleados giran en torno a la capacitación, la documentación, los informes y el control de acceso.
Los trabajadores necesitan saber cómo es el comportamiento inadecuado y tener una forma de denunciarlo. El propietario de una empresa debe poder documentar el robo y restringir el acceso a vulnerabilidades como las reservas de efectivo y otros objetos de valor al restringir las claves y el conocimiento de los códigos.
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